5- Tempo: uma questão de prioridade

“Tudo tem o seu tempo determinado e há tempo para todo propósito debaixo do céu: há tempo de nascer e tempo de morrer; tempo de chorar e tempo de rir; tempo de abraçar e tempo de afastar-se; tempo de amar e tempo de aborrecer; tempo de guerra e tempo de paz.”

Eclesiastes

5- Tempo: uma questão de prioridade

Todos nós recebemos as mesmas 24 horas todos os dias e o que fazemos com esse tempo faz toda a diferença. Algumas pessoas não conseguem separar o que é urgente daquilo que é importante. Passam todos os dias correndo atrás do que é urgente e esquecem o que é fundamental.

Mário Sérgio Cortella diz em suas palestras que para viver em plenitude é preciso ter consciência de que se é finito. Ele cita que na Capela dos Ossos, em Portugal, há uma inscrição: “Nós, ossos que aqui estamos, pelos vossos esperamos.”

E o que isso tem relação com liderança? Podemos lembrar que se não sabemos gerir bem nosso tempo, provavelmente acharemos normal que nossas equipes também não saibam fazer isso.

Existe uma técnica chamada de “princípio de Pareto” que é muito útil principalmente para as pessoas que têm dificuldade em priorizar. Esse princípio também é conhecido como “80-20” (Figura 28). Ele diz que, para muitos fenômenos da natureza, 80% das consequências advêm de 20% das causas.

Figura 28- Princípio de Pareto (80 – 20)

Podemos simplificar dizendo que se temos 100 coisas para fazer, provavelmente 20 delas farão realmente a diferença.

Uma sugestão bem simples para organização do tempo é a elaboração  uma lista de atividades pendentes que deverão ser realizadas no dia seguinte. Com isso não nos esquecemos delas e poderemos dormir mais tranquilamente.  Muitas vezes temos 30 a 50 questões pendentes. Como é praticamente impossível resolver tudo ao mesmo tempo, temos que separar as ações pendentes em níveis de importância, urgência e tendência. Riscar uma pendência na lista após o devido encaminhamento é sempre uma satisfação.

As lideranças necessitam saber técnicas de priorização para garantir a eficiência do trabalho de suas equipes. Basta uma rápida pesquisa na internet para encontrarmos diversas técnicas para otimizar o gerenciamento do tempo.

Uma técnica muito conhecida é a matriz  “GUT – gravidade – urgente e tendência”.  Na Figura 29 temos a representação de uma matriz GUT.

Nesse caso os problemas são agrupados em 4 categorias: alta gravidade e baixa urgência, alta gravidade e alta urgência, baixa gravidade e baixa urgência e baixa gravidade e alta urgência.

Figura 29 – Matriz GUT de priorização

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar.

Em seguida devemos atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.

  • Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer.
  • Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Podemos fazer a pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
  • Tendência: Representa a tendência de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. Podemos perguntar ”Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.

As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores.

Problema Gravidade Urgência Tendência GxUxT Ordemdeprioridade
Atraso na entrega de matéria prima 4 4 3 48 2o.
Capacitação das equipes 3 3 1 9 3o.
Defeitos na produção 5 5 5 126 1o.
Aumento do consumo de água 3 2 1 6 4o.

Recomendamos que, no momento de se atribuir as notas, sejam considerados os seguintes fatores: nota 5 para extremamente grave e que precisa de ação imediata pois está piorando rapidamente, nota 4 para muito grave e que irá piorar em pouco tempo, nota 3 para grave e que deve ser resolvido o mais rápido possível pois vai piorar, nota 2 para pouco grave e pouco urgência, cuja tendência é piorar a longo prazo e nota 1 para sem gravidade, sem urgência e que não irá mudar.

Alguns poderão achar esse procedimento lento. Com a prática aprendemos a executá-lo de forma inconsciente.

Dr. Alvaro Prata costuma dizer que “Tempo é uma questão de prioridade. Sempre encontramos tempo realmente para fazer aquilo que é importante”. Ele ilustrava com exemplos concretos: “Quando temos dor de dente corremos para o dentista”. Se sentirmos uma dor no corpo vamos fazer exames. “Quando uma pessoa se apaixona muda todos seus compromissos para estar junto com a pessoa amada.” As pessoas sempre encontram tempo para aquilo que é prioritário.

Não é incomum ouvirmos estórias de lideranças que trabalhavam de forma tão intensa que adoeceram e tiveram que parar de trabalhar por motivos de saúde. Muitas pessoas só reduzem seu ritmo após um enfarto.

Há pessoas que trabalham 16 horas por dia. Ficam doentes, quase morrem e finalmente percebem o que é importante. Depois do choque passam a se alimentar melhor, a praticar esportes, a cultivar mais espiritualidade.

É interessante lembrar que se assistimos a 2 horas de televisão por dia estamos gastando mais de 500 horas por ano na frente da televisão. Uma parte desse tempo poderia ser investida no processo de autodesenvolvimento. Muitos cursos de especialização têm carga horária de 360 horas.

Para ilustrar a importância da mudança de pequenos comportamentos e da redefinição das prioridades podemos lembrar do conceito chamado de “efeito borboleta” (Figura 30): Ele diz que o bater de asas de uma borboleta pode provocar grandes transformações do outro lado do mundo. Pequenas mudanças de hábitos trazem grandes resultados ao longo dos anos. O enunciado do efeito borboleta tem sua base nas investigações do meteorologista Edward Lorenz  no final dos anos 60.  Ele percebeu que um erro muito pequeno (nas casas decimais) nos dados de entrada de um programa que fazia a previsão rudimentar das condições atmosféricas produzia erros consideráveis após a simulação.

Figura 30 – ilustração do efeito borboleta

Apesar de parecer sombrio, precisamos ter a consciência de que todos os dias morrem milhares de pessoas em todo o mundo. Quando acordamos pela manhã  recebemos uma nova chance e a oportunidade de fazer a diferença em nossas vidas e nas vidas das pessoas que estão em nossa volta.  Para muitas pessoas não existirá outra oportunidade para se realizar todos aqueles planos e sonhos que são deixados de lado. Muitas pessoas deixam projetos pela metade porque não utilizam bem o tempo. Há uma frase que ilustra bem essa questão: “Temos que viver todos os dias como se fosse o último porque um dia acertaremos”.

Os líderes inspiram e influenciam suas equipes. Mas aqueles que não sabem utilizar bem o tempo acabam perdendo a credibilidade. Muitas vezes o sucesso profissional custa o fracasso da família. Como falar em eficiência para os outros se não sabemos o que é importante.

O escritor Steven Covey (Figura 31), autor do livro: Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, costuma proferir excelentes apresentações para ensinar as pessoas a definir aquilo que é realmente importante. Ele ensina que: “devemos fazer primeiro o que é importante em nossas vidas”.

Figura 31 – Apresentação de Steven Covey sobre prioridades

Os especialistas em gestão do tempo dizem que se não tratarmos aquelas questões que são importantes, um dia elas vão se tornar urgentes.  Por isso o  planejamento de tempo é muito importante.

Observamos que algumas lideranças ficam sobrecarregadas porque não aprenderam a delegar direito e não sabem dizer “não” para novas tarefas quando já estão sobrecarregadas. Outras lideranças não aprenderam ainda a lidar com os “ladrões de tempo”: correio eletrônico, internet, Facebook, orkut, MSN entre outros.

A experiência tem demonstrado que é interessante aproveitarmos o início da manhã para organização da agenda.  Depois de um dia de trabalho é interessante a realização de uma avaliação rápida sobre o que foi possível ser realizado. Não podemos levar o tempo todo atividades para casa. Com o tempo isso vira um mau hábito e reduz a produtividade.

Se não equilibrarmos bem nosso tempo entre a vida profissional e a pessoal a tendência é a perda de controle e da liderança sobre nossas vidas. Para a liderança efetiva precisamos ser exemplos para nossas equipes e isso não ocorrerá sem que as pessoas percebam esse equilíbrio. Precisamos ser mais produtivos durante o tempo do trabalho. Por isso, em alguns momentos é recomendável adotar os chamados “blocos de tempo”. A sugestão é que, se temos algo muito importante para concluir, devemos desligar a internet, o celular e solicitar a não interrupção por blocos de tempo de uma hora. Nesse período podemos nos concentrar melhor e concluir questões que não podem ser delegadas ou realizadas em grupo.

Precisamos compreender os motivos pelos quais temos tantas questões urgentes no dia a dia. Muitas pessoas deixam as ações importantes para a última hora, por esquecimento, desorganização ou ainda pela falta de acompanhamento daquilo que foi delegado. Alguns especialistas dizem que a maior parte daquilo que é urgente foi importante um dia.

Para ressaltar a importância da gestão eficiente do tempo podemos lembrar que o mestre espiritual tibetano Dalai Lama (Figura 32) tem um grande pensamento:  “Os homens perdem a saúde para juntar dinheiro, depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde. E por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem do presente de forma que acabam por não viver nem no presente nem no futuro. E vivem como se nunca fossem morrer… e morrem como se nunca tivessem vivido.”

Figura 32 – Mestre espiritual Dalai Lama

Aprendemos com a cultura oriental de que o caminho está no meio.

No próximo capítulo vamos apresentar algumas informações sobre delegação, que se bem realizada pode contribuir muito para a gestão eficiente do tempo das lideranças.

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s